Het beoordelingsgesprek is bij veel bedrijven een jaarlijks ritueel. Veel leidinggevenden kijken er niet naar uit en stellen het uit tot het allerlaatste moment. Na diverse reminders van HR vullen ze uiteindelijk met veel tegenzin dat digitale beoordelingsformulier in. Waarbij ze in drie of vier bulletpoints een jaar bloed, zweet en deadlines proberen samen te vatten. Voor veel medewerkers voelt het als het rapport dat je op de basisschool kreeg, met die mysterieuze “voldoende voor inzet” die je nooit helemaal kon plaatsen. Of de feedback die die CBR examinator gaf na dat praktijkexamen: “je reed wel goed, maar toch ben je nog iets te onzeker om zelf op pad te gaan met een auto”. Of nog erger: “je bent op de goede weg, maar ik ben toch nog niet helemaal overtuigd”.
Maar waar een basisschoolleraar of rijexaminator nog een beetje uitblonk in empathie, blijken sommige managers tijdens het beoordelingsgesprek een meester te zijn in onbedoeld demotiveren. Ze hebben het vaak zelf ook niet door en misschien is dat nog wel het ergste.
De jaarlijkse beoordelingsronde is vaak een aaneenschakeling van onhandigheden. Een paar voorbeelden:
Beginnen met een lijst klachten
Een klassieker: het beoordelingsgesprek openen met een waslijst aan “verbeterpunten”. De medewerker heeft het hele jaar je ziel en zaligheid in het werk gestopt, maar in plaats van erkenning krijgt hij/zij een preek over details, zoals het beter letten op interpunctie in e-mails en de toon van de communicatie. Een goede leidinggevende weet: begin positief. Maar sommige managers gooien in één adem alle fouten op tafel en verwaarlozen de positieve punten.
De eeuwige vergelijking met collega’s
“Nog even iets om over na te denken: de medewerker kan nog veel leren van Pietje. Die heeft wél al zijn targets gehaald.” Bedankt voor de tip manager. Niets motiveert zo goed als te horen dat de je wordt afgemeten aan een collega die zich waarschijnlijk heel goed kan verkopen. De medewerker wordt dan niet alleen beoordeeld, maar ook nog even naast de “topper” van de afdeling gezet. Een gegarandeerd recept voor motivatieverlies.
De loonsverhoging vermijden met een vage belofte
Je hebt als medewerker keihard gewerkt, recordcijfers gehaald en zelfs de printer drie keer gerepareerd. Maar dan komt het moment waar je op hebt gewacht: de salarisbespreking. “We zien je inzet, maar helaas is er dit jaar geen budget voor extra salarisverhogingen.” En dan, als kers op de taart: “Maar blijf zo doorgaan, misschien volgend jaar!” Juist ja. Want wat motiveert harder dan beloften zonder datum of garantie?
Feedback geven die nergens op slaat
Sommige managers kunnen zichzelf overtreffen met feedback waar een medewerker precies niets mee kan. “Je mag wat zichtbaarder zijn.” Oké, moet de medewerker met een fluorescerend pak op kantoor verschijnen of bedoelt de manager dat de medewerker in een vergaderingen vaker ‘goed punt’ moet roepen? Nog zo’n pareltje: Een manager die vage feedback geeft, is als een kok die zegt: “Er mist iets in de soep, maar ik weet niet wat” of “het voelt niet goed”….
Geen aandacht voor persoonlijke doelen
Een veelvoorkomende valkuil: de leidinggevende die vergeet te vragen wat de medewerker eigenlijk zelf wenst. “Ik heb het carrièrepad al uitgestippeld!” Geweldig, maar misschien wil de medewerker helemaal geen senior worden of de leiding over een project dat stiekem een nachtmerrie is. Motivatie komt vaak voort uit je eigen ambities, niet uit die van de baas. Maar dat detail lijkt in sommige gesprekken te verdwijnen tussen de KPI’s en teamdoelen.
De conclusie: een gemiste kans
Het beoordelingsgesprek zou hét moment moeten zijn om een team te inspireren, waardering uit te spreken en samen te kijken naar de toekomst. Maar te vaak verandert het in een monoloog van de manager, doorspekt met vaagheden en persoonlijke kritiek. Wil je medewerkers motiveren? Geef dan oprechte complimenten, wees helder en concreet in de feedback en toon interesse in de persoon tegenover je. En, misschien wel het belangrijkste: maak er geen geforceerd toneelstuk van waarin de manager de ster is en de medewerker slechts een figurant.
Dus, beste manager als je wilt dat medewerkers volgend jaar niet wegsluipen naar de concurrentie of elke ochtend met lood in de schoenen naar het werk gaan, onthoud dan dit: een goed beoordelingsgesprek moet voelen als een cadeau; iets dat motiveert en aanzet tot ontwikkeling en hogere prestaties, geen belastingaanslag of een bezoek aan de tandarts.